Minden embernek szoros viszonya van az idővel, annak szabad és korlátozottabb oldalával is. Néha, ha jó programokkal töltjük meg a napunkat az gyorsan telik, de ha nem hasznosan töltünk el egy napot, az idő bizony lassan múlik. Az idő múlását önmagunkban is sokszor tudatosítjuk, amikor például nap végén összegezzük az elmúlt 24 óra történéseit, vagy amikor rádöbbenünk, hány évet is öregedtünk. Manapság egy nagyon felgyorsult világban élünk, rohanunk a munkahelyre, az iskolába, haza a családhoz stb...
Határidőnaplót vezetünk ahhoz, hogy napi teendőinket észben tartsuk. Sokszor nem tudjuk, mit miért csinálunk, mert hiányzik a motiváció vagy tapasztalat hiányban szenvedünk. Szükséges, hogy elméleti és gyakorlati tapasztalatokkal rendelkezzünk, ahhoz hogy időnket jól be tudjuk osztani. Az időmenedzsment egyik elengedhetetlen eleme a tervezés, mert tervek nélkül nincs jó időbeosztás. Tervezni családon belül is szükséges, hisz egy jó család attól működik igazán hatékonyan, hogy mindenkinek megvan a saját munkaköre/beosztása. A tervezéssel szorosan együttműködik a jó szervezés is. A szervezésben a delegáció a legfontosabb elem. Ha beérkezik egy új feladat, akkor fontos tudnunk, hogy azt a feladatot önmagunknak kell megcsinálni, avagy másnak. Számos példa igazolja, hogy a vezetők se tudják, olykor kinek milyen jellegű feladatot kell adni. A tervezés egyik lételeme a feladatok jó beütemezése, azonban fontos, hogy minden nap hagyjuk teret a spontaneitásnak is. Tudatos tervezéssel fizikai és lelki megerősítésre tehetünk szert. A tervezés és a spontaneitás harmóniája a rugalmasságon alapszik. A spontán dolgok beengedéséhez szükséges a prioritás felállítása, ezt pedig legkönnyebben úgy tudjuk megtenni, hogy kérdéseket teszünk fel önmagunkban, amikor a napunkba becsúszik egy nem tervezett dolog.
-Sürgős, mert most kell vele foglalkozni.
-Sürgető, tehát most kér figyelmet, de nincs határidőhöz kötve.
-Még nem sürgős, mert ha lehet, akkor várhat.
Ezekre a prioritásokra pedig léteznek egyszerű szókapcsolatok. Ezek a prioritási útmutatók hozzájárulnak a gyors és jó döntéshez.
Fontos még, hogy rendelkezzünk életbeli célokkal. Az időgazdálkodás főbb pontjai közé tartoznak a célkitűzések, azok mérhetővé és elérhetővé tétele, valamint az időkorlát. Az időgazdálkodásnak módszeresnek, intuitívnak, rugalmasnak és alaposnak kell lennie.
A 80/20-as szabály, vagy más néven a Pareto-elv nagyon fontos elv, amit, ha a gyakorlatban alkalmazunk, csodákra leszünk képesek az életünk minden területén.. A Pareto-elv szerint az eredmények 80% a tevékenységünk 20%-ból származik. 20% tevékenységgel termelhető meg a 80% bevétel. Ez az elv lefordítható az időmenedzsment nyelvére is. A hatékonyság, ami itt dominál! - tehát, ha tevékenységeink hatékonyak, akkor az időbeosztásunk is jó lesz. A tréningen szó esett még egy nagyon hasznos piramisról, amely hozzájárul ahhoz, hogy céljainkat napi szinten meg tudjuk valósítani.
A piramis lényege, hogy a nagy életbeli céljainkat kibontsuk. Az életcélokat egyszerű hétköznapi célokkal segítsük. A projekt az a munka, amiben az életcélunkat kibontjuk, ahhoz hogy az minél előbb megvalósuljon. A feladatok/napi teendők alatt pedig azt kell érteni, hogy mit teszek én egy adott napomban azért, hogy az adott életcélom megvalósuljon. Egy egyszerű példa: Életcél: autó. Célok az autó beszerzéséhez: pénz, munkahely. Projekt: A megfelelő munkahely megtalálása, ami esetleg hozzájárul ahhoz, hogy anyagiakban vagy támogatással minél előbb autóval rendelkezzek. Feladatok/napi teendők: Holnap elmegyek egy újságárushoz, ahol megveszek egy álláshirdető lapot. Elkezdem böngészni a szakmámban levő jól fizető állásokat. Fontos, hogy önmagunkban reflektáljunk, önmagunkban tegyünk megerősítéseket. A megerősítéssel tudatosítjuk magunkban a képességet, arra hogy valóban meg tudunk egy adott teendőt valósítani. A sikerhez és a jó időbeosztáshoz, tehát hozzájárulnak életbeli céljaink megvalósulásai.
Céljaink megvalósulását számos korlátozó tényező hátráltatja. Az időmenedzsmentben a legjellemzőbb hátráltatók az időrablók.
Az időt számos módon lehet rabolni. Az időrablókat általában az életünkben levő személyek töltik be, ilyenek például a munkatársak, üzlettársak, lakótársak, partnerek, saját magunk, de néha a családtagok is. Tudni kell nemet mondani, hisz sokszor a hátráltató erők visszahúznak minket feladataink elvégzésében. Adott feladat megvalósulásához ki kell iktatni ezeket a hátráltató erőket és helyettük olyan segítőkkel kell megtölteni életünket, akik munkánkban/teendőinkben előre visznek minket. Ne adjunk életbeli mozgásteret az időrablóknak. Fogékonnyá és nyitottá váltunk, ha a tudatos tervezési folyamattal, hatékonyan osztjuk be a rendelkezésünkre álló időt, azért, hogy a feladatainkat a legnagyobb számban, jó minőségben határidőre végezzük el.
A tréning célja az volt, hogy elméleti és gyakorlati ismereteket szerezzenek a résztvevők az időgazdálkodással kapcsolatosan, továbbá fejlődött a szervezőkészség, az aktív figyelem, valamint nőtt az együttműködési és koncentrációs készség is.
Mindez a tudás átadása nem valósulhatott volna meg Bognár Csaba tréner nélkül.
Hodován Szabina
